in Allgemein, Counterforensics

Nicht nur seitdem auch das Finanzstrafrecht ab einer betraglichen Grenze von EUR 75.000,00 in die Zuständigkeit der Strafgerichtsbarkeit fällt, sind Hausdurchsuchungen in Wirtschaftsfällen von der Ausnahme zur Regel geworden. Auffällig ist dabei auch die stark gesunkene Hemmschwelle Hausdurchsuchungen bei den gesetzlichen Parteienvertretern der Beschuldigten, Rechtsanwälten und Wirtschaftstreuhändern, durchzuführen. Das alles ist noch nicht wirklich verwunderlich, vielmehr wie unvorbereitet Betroffene in vielen Fällen immer noch reagieren.

Worst Case Szenario Vorbereitung. Hausdurchsuchungen können jedes Unternehmen treffen. Die durchsuchenden Beamten sind exzellent vorbereitet. Sie haben bereits zahlreiche Informationen gesammelt, oftmals Insider Informationen von Whistleblowern oder verärgerten Mitarbeitern. Sie kommen frühmorgens, überraschend und klopfen beim schwächsten Glied in der unternehmerischen Kette an, dem Empfang. Unternehmen, wie Berater können sich in mehreren Schritten auf diese Unannehmlichkeit vorbereiten.

Hausdurchsuchung Verhaltensleitfaden. Wesentlich ist ein Verhaltensleitfaden für den richtigen Umgang mit einer solchen Situation. Wie ist den Beamten entgegen zu treten. Kein unkooperatives Verhalten. Aufforderung im Besprechungszimmer Platz zu nehmen, bis Management, falls vorhanden Leiter Rechtsabteilung oder Compliance (jedenfalls bewanderter Jurist) des Hauses und Rechtsanwalt, sowie IT Experte vor Ort ist. Wenn die Beamten dennoch fortfahren, exaktes Protokollieren aller Unterlagen und Geräte, die sie mitnehmen. Der IT Experte ist heute der meist vernachlässigte und fast wichtigste Experte, der beizuziehen ist. Üblicherweise wird im Durchsuchungsbefehl exakt angeführt, wonach zu suchen und was zu beschlagnahmen ist. Die EDV ist daher jedenfalls Ziel der Beamten. Der IT Experte kann dabei kooperieren die richtigen Daten weiter zu geben und jedenfalls genauestens protokollieren, welche Daten die Beamten kopieren oder spiegeln. Denn letztlich spiegeln Beamten meistens einfach den gesamten Datenbestand. Dies kann zu unangenehmen Zufallsfunden führen – vgl. in Folge IT Compliance. Geschäftsführung und Parteienvertreter sollen jedenfalls Versiegelung der beschlagnahmten Unterlagen und Daten mit Hinweis auf vertrauliche Kommunikation zwischen Mandanten und Parteienvertretern beantragen. Dem wird heute üblicherweise nur bei Hausdurchsuchungen bei gesetzlichen Parteienvertretern statt gegeben. Umso wichtiger ist es, hier eine schlüssige Argumentation zu entwickeln. Ein guter Leitfaden beinhaltet für sämtliche Mitarbeiter ein exaktes Protokoll über Auftreten, Verhalten, Kooperation und Aufgaben im Zuge einer Hausdurchsuchung.

Simulation. Eine Hausdurchsuchung ist jedenfalls eine böse Überraschung für Mitarbeiter. Ein Verhaltensleitfaden ist eine gute Unterstützung aber erst die Simulation eines potentiellen Echtszenarios zeigt die Schwächen auf, mit denen es umzugehen gilt. So wie regelmäßig Brandschutzübungen abgehalten werden, ist es zweckmäßig sowohl für Unternehmen als auch für Parteienvertreter eine „Brandschutzübung“ für Hausdurchsuchungen durchzuführen. Insbesondere Sachverständigen und Forensik Dienstleister, die als Experten oftmals auf Seiten der Staatsanwaltschaft oder Exekutive beigezogen waren und mit eigenen IT-Experten auch die gesamte Expertise für eine Hausdurchsuchung abbilden können, sind hier die erforderlichen Ansprechpartner um alle Fragen zu beantworten.

IT Compliance. Am Ende des Tages und in immer papierloser werdenden Büros zeichnet sich seit Jahren ab, dass die größte Schwachstelle aller Betroffenen die EDV ist. Und hier vor allem das mangelnden interne Know How über Datenablage, Datenspuren, Emailarchivierung, etc. IT Administratoren sind nicht immer gleich Experten für IT Security, Daten Redemption und Datenvernichtung. Insbesondere die Kommunikation in Unternehmen über Email kann nicht perfekt kontrolliert werden ohne Datenschutzrechte zu verletzen. Daher besteht ebendort ein sehr hohes Risiko. In 80% aller Fälle finden wir als beigezogene Experten in Wirtschaftsfällen Spuren zu oder Beweise selber in der Email Kommunikation. Es ist daher erforderlich mit Counter Forensik die eigene EDV aufzuräumen. Dabei wird mit Hilfe von mit künstlicher Intelligenz ausgestatteter Software der Datenbestand durchsucht und auf Risiken analysiert. Wenn Risikodaten identifiziert werden gilt es unter Beiziehung von Haus- oder externen Juristen zu beurteilen, welche Daten gelöscht, welche wie und wo versiegelt gelagert werden und welche als Grundlage rechtlicher Maßnahmen herangezogen werden.

Eine Hausdurchsuchung ist immer unangenehm. Die Beamten können davon nicht abgehalten werden. Durch vernünftige Fragestellungen, Ersuchen um genaue Erläuterung des Hausdurchsuchungsbefehls und höfliches entgegen treten kann üblicherweise genug Tempo herausgenommen werden, bis Rechtsberater, (im Falle Finanzstrafverfahren) Steuerberater und jedenfalls IT Experte vor Ort sind. Man kann sich darauf so vorbereiten, dass eine professionelle Abwicklung mit gering möglichsten Schaden erfolgt und danach die bestmögliche Verteidigung durch genaue Protokolle der beschlagnahmten Unterlagen, Daten und Hardware möglich ist.

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